De fleste udlejere kender deres omsætning. Langt færre kender deres udnyttelsesgrad. Og det er ærgerligt, for det er udnyttelsesgraden, der afgør, om den næste maskine er en investering eller en udgift på hjul.
Hvad udnyttelsesgrad er
Udnyttelsesgraden er den andel af tiden, hvor materiellet faktisk er udlejet. Regnestykket er enkelt:
Udlejede dage ÷ mulige udlejningsdage = udnyttelsesgrad
Har en minigraver været ude 88 dage ud af årets cirka 250 hverdage, er udnyttelsesgraden 35 %. Har en pladevibrator været ude 22 dage, er den 9 % — og så har du en maskine, der står og koster penge 91 % af tiden.
Hvorfor tallet er vigtigere end omsætningen
Omsætning fortæller dig, hvad der er kommet ind. Udnyttelsesgraden fortæller dig, hvor der er kapital, du ikke får noget for.
To maskiner kan have samme omsætning på et år. Den ene har været ude 40 dage til høj pris, den anden 140 dage til lav pris. Den første binder mindre slid og mere kapital pr. krone omsat. Den anden slider mere, men arbejder for pengene. Hvilken du vil have flere af, afhænger af din forretning — men du kan ikke træffe valget uden tallet.
Hvad et realistisk niveau er
Der er stor forskel på brancherne:
- Entreprenørmateriel — minigravere, vibratorer, generatorer. 35-50 % af hverdagene er sundt.
- Lifte og stilladser — ofte højere, fordi udlejningerne er lange. Til gengæld er kapitalbindingen større.
- Festudstyr — telte, borde, stole, fadølsanlæg. Meget lav udnyttelse målt i dage, men høj dagspris og koncentreret i weekender og sæson.
- Trailere — høj frekvens, korte udlejninger, mange håndteringer pr. krone.
Sammenlign derfor kun en vare med sig selv over tid, og med varer i samme kategori. Et branchegennemsnit er interessant, men dit eget tal fra sidste år er brugbart.
Regn på om den næste maskine kan bære sig selv
Inden du køber, så vend regnestykket om. Sig, at maskinen koster 120.000 kr., beholdes i fem år og sælges for 40.000 kr. Det giver 16.000 kr. i årlig afskrivning. Læg 6.000 kr. til for service, forsikring, eftersyn og plads, og du har 22.000 kr. i årlig omkostning.
Til en dagspris på 650 kr. skal maskinen ud i 34 dage om året, før den går i nul. Skal den bidrage med 30.000 kr. i dækningsbidrag, skal den ud i cirka 80 dage. Spørgsmålet er nu konkret: tror jeg, jeg kan sælge 80 dage på den her? Det er et spørgsmål, du kan svare på — modsat "er det en god maskine?".
Regnestykket bygger på dine priser, så det hænger direkte sammen med guiden om prissætning ved udlejning.
Når udnyttelsen er lav, er der to forklaringer
Og de kræver stik modsatte handlinger:
Efterspørgslen findes, men du fanger den ikke. Kunder ringer og får nej, fordi materiellet er ude, fordi ingen kan se om det er ledigt, eller fordi forespørgslen kom uden for åbningstid og ingen fulgte op. Her er problemet ikke maskinen — det er processen. Det er den type tab, en fælles bookingkalender og en bookingformular på hjemmesiden fjerner.
Efterspørgslen findes ikke. Der bliver ikke spurgt efter varen. Så er købet forkert, og det bliver ikke rigtigere af at vente. Sælg den, og bind pengene i noget, der bliver spurgt efter.
Forskellen mellem de to kan man ikke gætte sig til. Man skal kunne se, hvor mange forespørgsler der kom, og hvor mange der blev til noget.
Følg tallet i stedet for at regne det ud én gang
Udnyttelsesgrad er ikke en øvelse, man laver en gang og lægger i skuffen. Den er interessant, når man kan følge den fra kvartal til kvartal og se, hvad der flytter sig.
Ligger lejehistorikken i et udlejningsprogram, er tallet altid tilgængeligt pr. vare og pr. kategori. Du kan se, hvad der blev udlejet i højsæsonen, hvad der stod stille, og hvor de tabte forespørgsler ligger. Det er den slags data, der gør indkøb til en beslutning i stedet for en fornemmelse.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en god udnyttelsesgrad ved udlejning?
For entreprenørmateriel ligger 35-50 % af årets hverdage typisk i den sunde ende. Festudstyr ligger langt lavere, men til en højere dagspris. Det vigtigste er ikke branchegennemsnittet, men at du kender dit eget tal og kan følge det over tid.
Hvordan regner jeg udnyttelsesgraden ud?
Antal udlejede dage divideret med antal mulige udlejningsdage i perioden. Har en maskine været ude 88 dage ud af 250 hverdage, er udnyttelsesgraden 35 %.
Hvad gør jeg med materiel, der næsten aldrig er ude?
Først finder du ud af, om det er et salgsproblem eller et indkøbsproblem. Bliver der spurgt efter varen uden at den er ledig, er problemet planlægning. Bliver der slet ikke spurgt, er problemet indkøbet — og så er det bedre at sælge den og binde pengene i noget, der kører.
Kan jeg se udnyttelsesgraden uden et system?
Du kan regne den ud manuelt ud fra dine lejeaftaler, men det er tidskrævende og gøres derfor sjældent. Ligger lejehistorikken i et system, kan tallet trækkes pr. vare, når du vil.